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O desafio de atuar com qualidade na gestão documental 15/10/2010
Gerenciar todos os documentos de uma empresa, dandolhes o tratamento técnico adequado, arquivando-os e guardando-os de maneira prática e eficiente. Este desafio é parte da rotina da bibliotecária Jacqueline Dantas Inácio (CRB 378/12), Gerente de Projetos e da Qualidade da empresa Pró-Memória, que tem sede no município de Fundão (ES), além defiliais em Vitória e no Rio de Janeiro. Graduada em Biblioteconomia em 1997, pela UniversidadeFederal do Espírito Santo (UFES), Jacqueline também tem pósgraduação em Arquivos (2000) e graduação em Arquivologia(2009).

A profissional destaca a importância do bibliotecário emuma sociedade em que a informação é estratégica, e comenta que as empresas ainda estão descobrindo o potencial do profissional bibliotecário, embora muitas ainda o julguem dispensável. “O que falta é a preparação para os profissionais se colocarem no mercado como relevantes para o mundo atual, ao mostrarem seu valor e potencial”, diz ela, ao contar que presenciou “uma época que quase ninguém sabia o que faz um bibliotecário além de guardar livros na estante, dificultando a localização daqueles leigos, e mandando os usuários a ficarem quietos”. Em sua opinião, a situação “melhorou bastante, pois algumas empresas e profissionais de outras áreas assumem que temos um senso de organização que pode ajudá-los a resolver seus problemas de não localização ou descobrimento de informações relevantes para seus negócios e tomada de decisões”.

Ela explica que o trabalho em uma empresa que tem sua carteira de negócios tão ampla como a Pró-Memória oferece ao bibliotecário abertura para novos conhecimentos, tanto na própria área de atuação – documentação – quanto nas atividades fins das empresas às quais a que presta serviços. “Conhecemos diversos negócios e funcionalidades de empresas que muitas vezes podem ser usadas como base para implementação de melhorias em outras. Casos de sucesso sempre são usados como exemplos para aqueles que estão abertos a mudanças”, explica. Outro aspecto importante, diz Jacqueline Dantas, é que ao propor um projeto para clientes, a empresa mostra que há diversas soluções e que uma delas pode ser a melhor naquele momento.”Mostramos que somos especializados no tratamento de informações/documentos, e que esses clientes podem confiar no trabalho oferecido”, completa.

Como Gerente de Projetos e da Qualidade, ela coordena os contratos com clientes externos que implantam gestão documental nas suas dependências. “Temos normalmente um profissional alocado em cada contrato, e sou a gerente que estrutura o projeto a ser executado, com indicação e monitoramento das metas, atividades, ações de melhorias, acompanhamento em geral”, informa. Jacqueline Dantas também é a responsável pela manutenção do sistema da qualidade da empresa. “Monitoro os indicadores, defino-os juntamente com a direção, treino nossas equipes, implemento melhorias, gerencio riscos, reclamações de clientes, satisfação de clientes e colaboradores, entre outros”, enumera. Responsabilidade social A Pró-Memória tem convênio com a Secretaria de Justiça do Espírito Santo, através do qual contrata detentos em regime semi-aberto para executar tarefas nos galpões da empresa, principalmente atividades relacionadas a serviços gerais e auxiliares de arquivo. Ao todo, a empresa já acolheu cerca de 150 reeducandos. Com uma equipe multidisciplinar, composta por bibliotecários, arquivistas, analista de sistemas e profissionais da área de gerência e administração, atualmente a equipe da empresa gira em torno de 124 funcionários, além de estagiários e outros colaboradores



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